[일상의 꿀팁] 기본적인 회사 이메일 작성 방법

 

이메일의 첫 인상을 결정하는 제목!

제목은 이메일의 얼굴이라고 해도 과언이 아닙니다.

제목만 보고도 용건을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 것이 관건입니다.

내용에서 가장 핵심적인 부분을 제목으로 노출시키되, 주요 키워드를 사용해 함축적으로 담아내야 합니다.

그래야 추후에 검색하여 찾아보기에도 편리합니다.

제목 앞에 [중요], [긴급], [보고], [협조], [문의], [제안], [회신요망] 등의 말머리를 넣어 수신자가 해야 할 일을 알려주는 것도 좋은 방법입니다.

 

이메일은 결론부터 간결하게 작성

모든 글은 첫 문장이 가장 중요합니다.

이메일의 본문은 주요 내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 결론부터 간략하게 적는 것이 좋습니다.

구구절절 길어진 문장은 메일의 목적을 흐리기 때문에 올바른 피드백을 받기 힘듭니다.

이메일은 읽을수록 빠져드는 미스터리 소설이 아닙니다.

300x250

첨부파일만 믿지 말고 주요 내용은 본문에 요약

파일을 첨부했다고 메일 본문에 작성해 놓았음에도 불구하고 수신자가 첨부파일의 내용에 대해 계속해서 질문해 귀찮았던 경험, 한 번쯤은 있으시죠?

다른 업무로 바쁜 수신자 입장에서는 첨부파일을 여는 것도 일이기 때문입니다.

첨부파일만 믿지 말고 본문에 첨부의 내용을 간략하게 요약해주세요. 

숫자나 기호, 글자 크기, 색상, 볼드 등을 활용하면 훨씬 보기 좋습니다.

피드백이 필요하다면 원하는 사항을 명확히 작성

피드백을 필요로 한다면 원하는 사항들을 구체적이고 명확하게 전달을 해야 합니다.

받는 사람이 오해가 없도록 명확하게 잘 전달해야 원하는 대답, 피드백을 받을 수 있습니다.

기한이 있다면 구체적인 날짜나 시간 등을 표기하도록 합니다.

예시)
하기 첨부된 자료는 금년도 홍보 강화를 위해 홍보팀 내부에서 작성한 자료입니다.
회의에 앞서, 전략(안)에 대한 피드백은 2월23일 오전11시까지 회신 부탁드립니다.

 

메일의 참조(CC)에는 관련된 분들을 모두 넣기

참조(CC)는 수신자 외 내용을 숙지하고 있어야 할 사람에게 보낼 때 사용합니다.

답변의 의무는 없지만, 도움이 될만한 내용이 있다면 회신해도 좋다는 뜻을 담고 있습니다.

이 참조를 잘 활용하는 것도 중요한 팁입니다.

업무와 관련된 사람을 참조에 넣어 메일 내용을 공유하면 내가 일일이 설명해주지 않아도, 업무 진행 상황에 대해 쉽게 파악할 수 있습니다. 또 타 팀에게 업무 협조 요청 메일을 보낼 때 양쪽 상사를 참조로 넣으면 이메일의 공신력을 더욱 높일 수 있습니다.